Ogni ora il sistema legge le email nuove della casella generica, ne capisce il contenuto e assegna una categoria. L'email finisce nella cartella giusta e nella casella del reparto competente, e su Slack arriva il riepilogo di ogni scelta. Al cliente non parte niente in automatico.
La casella info@ è quella che conoscono tutti, e per questo riceve di tutto: richieste di preventivo, fatture dei fornitori, candidature, richieste di assistenza, proposte commerciali, spam. Qualcuno la apre ogni mattina, legge, decide a chi tocca e inoltra.
Finché le email sono poche è questione di un minuto. Quando crescono diventa un pezzo del lavoro di qualcuno, che si ferma quando quella persona è in ferie o in riunione. E un'email inoltrata al reparto sbagliato resta ferma finché qualcuno non se ne accorge.
Un flusso in n8n controlla la casella ogni ora e prende solo le email nuove. Non c'è niente da installare sui computer di chi lavora, e la casella resta quella di sempre.
Il modello legge oggetto e testo e sceglie una categoria da un elenco chiuso, deciso insieme: commerciale, amministrazione, assistenza, candidature, altro. Una fattura mandata dal commerciale di un fornitore va in amministrazione, non al commerciale.
L'email viene spostata nella cartella della sua categoria e inoltrata alla casella del reparto competente. Chi deve gestirla la trova dove lavora già, senza cambiare strumento.
Per ogni email: mittente, oggetto, categoria e reparto. Se una scelta è sbagliata si vede subito, si corregge e diventa un esempio per rivedere le istruzioni.
Sono i numeri che fissiamo in discovery, prima di scrivere codice. Il valore di partenza si misura sui tuoi dati, e il prototipo si giudica su quello.
La quota di email finite nella categoria giusta, controllata sul riepilogo di Slack. È il numero che decide se il sistema può lavorare da solo.
Le ore che qualcuno passava ogni settimana ad aprire, leggere e inoltrare, prima e dopo.
Quanto passa fra l'arrivo di un'email e il momento in cui la prende in mano la persona giusta. È il numero che sente chi ha scritto.
Se la casella riceve poche email al giorno, o vanno quasi tutte allo stesso reparto, basta una regola del programma di posta, e costa meno. E il sistema non risponde a nessuno: se il problema è quanto aspettano i clienti una risposta, questo è il primo passo, non la soluzione.
DDT, conferme dei fornitori, contratti, certificati. L'AI riconosce ogni documento, estrae i dati per il gestionale e segnala quello che deve vedere una persona.
Clienti e colleghi fanno domande, l'assistente risponde usando solo i tuoi documenti e le pagine del tuo sito. Ogni risposta ha la fonte accanto, e se non sa lo dice.
Call di 30 minuti, gratuita, senza follow-up commerciali se non li vuoi.