Ogni documento che arriva viene riconosciuto, letto e trasformato in dati: righe e importi per il gestionale, scadenze e clausole per chi deve conoscerle. Quando il sistema non è sicuro lo dice, e quel documento passa da una persona.
La fattura elettronica ha risolto un pezzo del problema, non tutto. Conferme d'ordine, DDT, certificati, contratti e capitolati di gara arrivano ancora in PDF o su carta, ognuno nel suo formato.
Qualcuno li apre uno per uno, cerca i dati che servono e li ricopia, oppure li legge per intero per trovare la clausola che conta. Nessuno vuole farlo e non si può smettere di farlo. Un errore su una data o su una penale si scopre settimane dopo.
Tipo, mittente, lingua, anche da scansioni storte, foto e tabelle spezzate su più pagine. Ogni tipo di documento segue le sue regole invece di un modello unico per tutto.
Numero d'ordine, righe, quantità, date, lotti, importi. I documenti puliti entrano da soli; quelli con un campo incerto vanno in verifica, con il campo evidenziato e l'originale accanto.
Contratti e capitolati diventano una scheda con scadenze, penali, rinnovi, requisiti e clausole fuori standard. Ogni punto rimanda alla pagina da cui arriva.
La conferma del fornitore con l'ordine emesso, il contratto con le condizioni standard. Una differenza diventa un avviso, non una sorpresa.
Sono i numeri che fissiamo in discovery, prima di scrivere codice. Il valore di partenza si misura sui tuoi dati, e il prototipo si giudica su quello.
La quota che arriva dritta al gestionale. Cresce man mano che si aggiungono le regole per i fornitori più frequenti.
Dall'arrivo alla registrazione o alla scheda di analisi, compresa la verifica dei casi dubbi.
Scostamenti su prezzi, quantità e date e clausole fuori standard, trovati quando il documento arriva e non quando è troppo tardi.
Se quasi tutti i documenti arrivano da pochi fornitori con formati fissi, un'integrazione diretta o un tracciato EDI è più affidabile e costa meno. E l'analisi di un contratto non sostituisce il parere di un legale: gli dice dove guardare.
Clienti e colleghi fanno domande, l'assistente risponde usando solo i tuoi documenti e le pagine del tuo sito. Ogni risposta ha la fonte accanto, e se non sa lo dice.
Manuali, schede tecniche e ticket già risolti diventano risposte con la fonte accanto, per il tecnico in campo e per chi risponde al telefono.
Call di 30 minuti, gratuita, senza follow-up commerciali se non li vuoi.